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Lifestyle | 15.04.2021

Homeoffice: Das sollten Sie wissen

Wir haben Expertin Sonja Embacher gefragt, was die neuen Homeoffice-Regeln konkret bedeuten.

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© Shutterstock

Corona hat vieles verändert, auch unseren Arbeitsalltag. Homeoffice hat im vergangenen Jahr enorm an Bedeutung gewonnen. „Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass Homeoffice in weit mehr Fällen möglich ist als gedacht. Die Anwesenheit im Betrieb wird wohl auch in Zukunft an Bedeutung verlieren“, erklärt Sonja Embacher, die auf eine mehr als 20-jährige Berufslaufbahn als Personalleiterin und Juristin in unterschiedlichen Unternehmen zurückblicken kann.  

Die Vorteile. Homeoffice bringt laut Embacher zahlreiche Vorteile: „Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sparen sich lange Anfahrtswege zum Arbeitsplatz, was auch positive ökologische Effekte durch die Reduktion des Pendleraufkommens hat. Die gewonnene Zeit kann der Familie, Freundinnen und Freunden oder Freizeitaktivitäten gewidmet werden und wird als Instrument zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie angesehen. Für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ergeben sich Kosteneinsparungschancen, zum Beispiel durch Desk-Sharing und weniger Krankenstände. Damit weder die Produktivität noch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden leiden, ist es nötig, sich Gedanken über eine sinnvolle Ausgestaltung dieses Arbeitsmodells zu machen.“ Vor diesem Hintergrund wurden Rufe laut, eine bessere gesetzliche Grundlage für das Arbeiten von zuhause aus zu schaffen. „Bisher gab es in Kollektivverträgen branchenspezifische Regelungen zur Telearbeit, ansonsten war diese Arbeitsform der Regelung durch Betriebs- und Einzelvereinbarungen vorbehalten“, erläutert Embacher.   

Die Regelungen.  Ein neues Homeoffice-Gesetz gebe es zwar nicht, „diverse Bedingungen des Arbeitsrechts in verschiedenen Gesetzen wurden aber mit Anfang April geändert – vorerst befristet bis  2023“, erklärt die Juristin. Homeoffice müsse schriftlich vereinbart und könne bei Vorliegen eines wichtigen Grundes unter Einhaltung einer Frist von einem Monat zum Letzten eines Kalendermonats gelöst werden, erklärt Embacher. Homeoffice sei nur im Einvernehmen zwischen Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer und Arbeitergeberin oder Arbeitgeber möglich. „Zum Nachweis, wie viele Arbeitstage der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin von zuhause aus gearbeitet hat, wird es notwendig werden, diese Tage im Lohnkonto aufzunehmen. Klare Regelungen zu Arbeitszeit, Pausen, Wegzeiten und Erreichbarkeit schaffen ein einheitliches Verständnis und beugen Streitigkeiten vor“, rät die Expertin. Generell gelten alle Gesetze betreffend Arbeitszeit und Arbeitsruhe auch im Homeoffice. „Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten ist ebenfalls nötig.“

Die Eckpunkte. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin muss die erforderliche digitale Ausstattung  wie IT-Hardware für das Homeoffice bereitstellen. Durch Vereinbarung können die angemessenen und erforderlichen Kosten dafür – auch durch eine Pauschale – abgegolten werden. Außerdem können die Rahmenbedingungen – falls ein Betriebsrat vorhanden – mittels Betriebsvereinbarung geregelt werden. „Schäden, die dem Dienstgeber oder der Dienstgeberin durch im gemeinsamen Haushalt mit dem oder der Mitarbeitenden lebende Personen oder Tiere zugefügt werden, sind dem Dienstnehmer oder der Dienstnehmerin zuzurechnen“, stellt Embacher klar. Was den Arbeitsschutz betrifft, gilt die Privatwohnung im Homeoffice als auswärtige Arbeitsstelle. „Das bedeutet, dass die Regelungen zum Arbeitsschutz und Arbeitsunfall auch für Privatwohnungen gelten. Dazu zählen unter anderem Arbeitsplatzevaluierung, Information und Unterweisung“, erklärt Embacher. „Mitarbeitende müssen also hinsichtlich ergonomischer Voraussetzungen eines Homeoffice-Arbeitsplatzes geschult werden. Da es sich beim Arbeitsplatz oft um Bildschirmarbeitsplätze handelt, sind die dahingehend bestehenden Schutzrechte auch im Homeoffice einzuhalten“, betont die Juristin. Die Übergangsregelung, dass Unfälle, die sich im zeitlichen und ursächlichen Zusammenhang mit Homeoffice ereignen, als Arbeitsunfälle gelten, wird ins Dauerrecht übernommen. „Wegunfälle vom Homeoffice aus sind unter bestimmten Voraussetzungen auch davon erfasst“, erklärt Embacher.

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Juristin Sonja Embacher

Steuerfrei. Weiters ist geregelt, dass digitale Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin zur Verfügung stellt, steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Wenn keine oder nicht alle digitalen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, kann der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin eine Homeoffice-Pauschale von bis zu drei Euro für maximal 100 Tage im Kalenderjahr gewähren. „Diese Pauschale – also maximal 300 Euro pro Jahr – ist in der Sozialversicherung beitragsfrei“, sagt die Juristin.   

Einkommenssteuer. Ausgaben bis zu 300 Euro pro Jahr für ergonomisch geeignetes Mobiliar (Schreibtisch, Drehstuhl, Beleuchtung) eines Homeoffice-Arbeitsplatzes können als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin mindestens 42 Homeoffice-Tage im Kalenderjahr geleistet hat. Außerdem unterliegt die Homeoffice-Pauschale nicht der Einkommenssteuer. „Leistet der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin weniger als drei Euro pro Homeoffice-Tag als Pauschale, kann der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Differenzbetrag als pauschale Werbungskosten in der Veranlagung geltend machen“, ergänzt Embacher. Für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin stellen Ausgaben für Arbeitsmittel Werbungskosten dar, die man in der Einkommensteuererklärung geltend machen kann. Eine steuerfreie Homeoffice-Pauschale muss davon abgezogen werden.

Kontrolle? Abgesehen von den neuen Regelungen stellt sich für viele Unternehmen die Frage, wie sie ein gewisses Maß an Kontrolle über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von zuhause aus arbeiten, behalten können. „Es gibt vielfältige technische Möglichkeiten der Überwachung wie Tools, welche die Kontrolle von Laptops aus der Ferne zulassen oder Produktivitäts-Metriken liefern, die Mausklicks, Arbeitszeit, versendete Mails oder Tastaturaktivität im Hintergrund aufzeichnen und auswerten“, erklärt Embacher. Hier sei allerdings mit äußerster Vorsicht vorzugehen, rät die Juristin. „Es gilt, zahlreiche arbeitsrechtliche Bedingungen, wie etwa notwendige Betriebsvereinbarungen, zu beachten, aber auch datenschutzrechtliche Regelungen der DSGVO zur automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten und der daraus abgeleiteten Bewertung der Arbeitsleistung. Aus meiner Sicht sollte man aber generell kein Homeoffice zugestehen, wenn man der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter nicht genügend Vertrauen entgegenbringt,  dass er oder sie mit dem Freiraum, den ein Homeoffice-Arbeitsplatz mit sich bringt, nicht ordnungsgemäß umzugehen weiß“, erklärt Embacher. 

Privatnutzung.  Was die Privatnutzung von Firmengeräten betrifft, kommt es darauf an, ob die Privatnutzung ausdrücklich verboten, erlaubt oder nicht geregelt ist. „Generell kann man sagen, dass nach gängiger Rechtsprechung die private Nutzung von Firmengeräten für eine verhältnismäßig kurze Zeit für wichtige private Mitteilungen und in geringem Umfang sogar bei Privatnutzungsverbot und während der Arbeitszeit als zulässig empfunden wird“, betont die Juristin.

Datenschutz. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin bleibt auch bei im Homeoffice befindlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Sicherheit der betrieblichen Datenverarbeitung verantwortlich. „Es sind also Maßnahmen zu treffen, damit dienstliche Geräte vor dem virtuellen wie auch manuellen Zugriff Dritter geschützt sind. Arbeitsanweisungen zur Aufbewahrung von Passwörtern, zum Versperren von Firmengeräten und Dokumenten, zum Umgang mit verdächtigen E-Mails oder Anhängen sowie die Einrichtung sicherer Internetverbindungen (VPN-Verbindung) können hier geeignete Maßnahmen darstellen“, so Expertin Embacher.

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Sonja Embacher erklärt die neuen Homeoffice-Regelungen

Dr. Sonja Embacher blickt auf eine über 20-jährige Laufbahn als Personalleiterin und Juristin zurück. Seit 2015 begleitet sie als selbstständiger HR-Consultant Unternehmen bei der Einführung effizienter und moderner Lösungen im Personalmanagement. Ihre Kernkompetenzen liegen in der Entwicklung wettbewerbsfähiger Gehaltsstrukturen, zeitgemäßer Arbeitsmodelle, maßgeschneiderter Personalprozesse und der Leitung umfassender Projekte im Personalwesen. 

www.embacher-consulting.com