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Lifestyle | 22.06.2017

Nice to meet you

Fluch und Segen zugleich: Meetings können zu tollen und neuen Ideen führen, sind aber auch als Zeitfresser verschrien. Wir geben Dir Tipps, wie Du das Meiste aus der nächsten Besprechung herausholst.

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Meetings können zu tollen Ideen führen. (© Shutterstock)

Die Situation kennt jeder: Das Team sitzt um einen großen Tisch im Meeting-Raum. Der Projektleiter steht am Flipchart und erklärt nun schon gefühlt zum zehnten Mal dasselbe. Während einige Kollegen gedankenverloren aus den Fenster schauen, reden andere ständig dazwischen oder kritisieren jede Idee. Effizienz? Fehlanzeige! Wie können wir Meetings für einen sinnvollen Gedankenaustausch nutzen und welche Verhaltensregeln gelten? Wir zeigen Dir, worauf es ankommt.


Respekt ist Trumpf. Egal, ob Du selbst ein Meeting einberufst oder daran teilnimmst, mach Dir bewusst, dass Deine Kollegen wertvolle Arbeitszeit aufwenden und auch noch andere Aufgaben zu erledigen haben. Die erste Regel ist also, pünktlich zu beginnen, aber die Sitzung auch pünktlich abzuschließen. Wenn Du das Meeting leitest, solltest Du eine Agenda festlegen und diese auch ausschicken. Dies verleiht dem Treffen Struktur und gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, sich vorzubereiten und einzulesen. Ermutige Deine Kollegen, im Vorfeld Bescheid zu geben, sollten sie einen Punkt der Agenda ergänzen wollen oder als unerheblich erachten. So kannst Du Dich im Vorfeld mit den Wünschen auseinandersetzen und etwaiges Für und Wider abwägen.


Konstruktiv statt destruktiv. Wenn Du an einer Sitzung teilnimmst, lies Dir die Einladung sowie die Agenda genau durch. Wenn alle Beteiligten gut vorbereitet in die Sitzung gehen, spart dies Zeit und Nerven. Solltest Du verhindert sein, sage unbedingt rechtzeitig ab. Aber auch während des Meetings gibt es gewisse Verhaltensregeln: Hör aufmerksam zu. So vermeidest Du, Fragen zu stellen, die bereits geklärt wurden. Lasse Diskussionen zu, aber bleib verständnisvoll. Smartphones haben nichts am Tisch verloren und sollten aus- oder auf stumm geschaltet werden. Es kann vorkommen, dass Du zu einem Thema nichts beizutragen hast. Bleibe trotzdem höflich und hör  zu. Sollte es ein Folge-Meeting zum selben Thema geben, kannst Du offen zugeben, dass das Thema Deinen Bereich nicht betrifft.

 

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(© Shutterstock)

Qualität vor Quantität. Meetings können sehr produktiv ablaufen und eine Absprache im Team kann kreative und effiziente Ideen hervorbringen. Allerdings kosten diese Meetings auch wertvolle Arbeitszeit. Nicht nur deshalb sollte es vermieden werden, unvorbereitet Konferenzen einzuberufen oder diese unnötig in die Länge zu ziehen. Wenn sich die Diskussion im Kreis dreht, die Stimmung zu kippen droht oder Du merkst, dass der Großteil der Beteiligten längst auf Durchzug geschaltet hat, ist es besser, das Treffen abzubrechen. Das Meeting hat nur 30 Minuten anstatt der angesetzten Stunde gedauert? Kein Grund zur Sorge – wenn alle Punkte auf der Agenda abgearbeitet sind, macht es keinen Sinn, das Meeting in die Länge zu ziehen. Achte  allerdings darauf, den Zeitaufwand für die Besprechung so genau wie möglich einzu-
schätzen.


Nichts muss. Wenn Du ein Meeting einberufst, solltest Du vorab klären, ob die Thematik auch wirklich mit allen Kollegen erörtert werden muss. Solltest Du das Thema auch mit einem Telefonat oder einer Rundmail abhandeln können, macht es keinen Sinn, Deine Kollegen von ihrer Arbeit wegzuholen. Auch wenn es bereits mehrere Sitzungen  zum selben Thema gab und diese ergebnislos verliefen, solltest Du dies zuerst überdenken. Wenn Du zu einer Besprechung eingeladen wirst und nicht weißt, warum Du teilnehmen sollst, kannst Du dies durchaus ansprechen. Ein Meeting kann rasch ineffizient werden, wenn viele Teilnehmer der Thematik nicht folgen können oder keinen direkten Bezug dazu haben. 

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(© Shutterstock)
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